Een Document Management Systeem, ook wel een DMS genoemd, vormt een overzichtelijke en centrale bron voor informatie. Een DMS beheert, digitaliseert, structureert en stroomlijnt deze informatie in de organisatie. Door middel van metadata in het systeem kun je binnen no-time bij de juiste opgeslagen documenten komen. Hierdoor zorgt een DMS voor het efficiënt inrichten en beheren van documenten en informatiestromen. Merk je bijvoorbeeld dat je vaak lang moet zoeken naar de juiste informatie en verschillende mappen en documenten moet openen voordat je iets vindt? Hier is een DMS de oplossing voor. Het is dan ook niet zo vreemd dat steeds meer bedrijven met een DMS werken. Hierdoor is ook het aantal aanbieders toegenomen, waardoor het best een opgave kan zijn om de juiste aanbieder voor jouw bedrijf te kiezen. Een aantal stappen om het keuzeproces eenvoudiger te maken bespreken we in dit blog.
De voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk, dit geldt ook voor de keuze voor een DMS systeem. Hoewel je niet alle opties in je beslissing mee kunt nemen, wil je natuurlijk ook geen onoverwogen keuze maken. Voordat je het selectieproces van aanbieders start, wil je daarom weten welke personen binnen de organisatie het DMS systeem gaat gebruiken en waarvoor precies. Ieder Document Management Systeem heeft namelijk specifieke kerncompetenties die elk voor een ander doel geschikt zijn. Ook wil je het business model van de organisatie in kaart brengen, om je bedrijfsprocessen te matchen aan het systeem. Daarnaast is het belangrijk om na te gaan of en welke applicaties je aan het systeem wilt matchen en welke factoren je belangrijk vindt in de samenwerking met de leverancier van het DMS.
Programma van Eisen
Om je lijst met mogelijke opties terug te brengen naar een shortlist zet je op papier waaraan het nieuwe systeem moet voldoen. Dit wordt ook wel een Programma van Eisen (PvE) genoemd. Hierin vind je alle inhoudelijke wensen en eisen die de belangrijkste stakeholders aan het resultaat tellen, waaronder functionele eisen, gebruikerswensen en randvoorwaarden. Het voordeel van een PvE is dat je naar een duidelijk resultaat toewerkt. Omdat alle belangrijke stakeholders betrokken zijn, kan er geen misverstand ontstaan over de werking van het DMS.
De keuze
Waarschijnlijk blijft er nog een klein aantal aanbieders op de shortlist staan. Hen kun je uitnodigen voor een leverancierspitch, waarbij meerdere partijen zich voorstellen en hun visie op de aanpak delen. Om het kennismakingstraject in goede banen te leiden, zorg je voor een goede voorbereiding, houd je de procedures eenvoudig en bepaal je jouw wensen en eisen. Je zorgt ervoor dat alle partijen een duidelijke briefing hebben ontvangen en biedt ruimte om de pitch interactief te maken. Beoordeel het potentieel van een leverancier en geef feedback. Na de keuze voor de leverancier die het best bij jouw bedrijf past, stel je het contract op en ga je een goede samenwerking tegemoet!